Właściwe wypełnienie zlecenia na wyroby medyczne jest kluczowe, aby Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) mógł refundować zakup potrzebnych produktów. Od 2023 roku proces ten przeszedł znaczącą transformację dzięki wprowadzeniu e-zlecenia, które znacznie upraszcza procedury. Ten przewodnik pomoże Ci krok po kroku zrozumieć, jak prawidłowo wypełnić zlecenie, uniknąć błędów i sprawnie otrzymać refundację.
Poprawne wypełnienie zlecenia na wyroby medyczne klucz do szybkiej refundacji z NFZ
- Od 2023 roku podstawową formą jest e-zlecenie, wystawiane elektronicznie i weryfikowane online.
- Zlecenie musi zawierać precyzyjne dane pacjenta, świadczeniodawcy, osoby wystawiającej oraz szczegółowe informacje o wyrobie medycznym i jego kodzie.
- Uprawnienia do wystawiania zleceń mają lekarze różnych specjalizacji, a także pielęgniarki, położne i fizjoterapeuci po odpowiednich kursach.
- Realizacja zlecenia odbywa się w punktach z umową z NFZ, a system automatycznie weryfikuje uprawnienia.
- Najczęstsze błędy to niewłaściwy kod wyrobu, przekroczenie limitów lub braki w danych na zleceniu papierowym.
- Zlecenia na wyroby cykliczne (np. pieluchomajtki) są wystawiane na dłuższy okres i realizowane miesięcznie, obecnie głównie w formie elektronicznej.
Kluczowe informacje, które musisz znać przed wypełnieniem zlecenia
Od 2023 roku podstawową formą dokumentowania potrzeb medycznych w celu uzyskania refundacji jest elektroniczne zlecenie, czyli e-zlecenie. Jest ono wystawiane przez uprawnioną osobę w systemie informatycznym e-ZWM (Elektroniczne Zarządzanie Wyrobami Medycznymi). Po wystawieniu pacjent otrzymuje unikalny, 4-cyfrowy kod dostępu do zlecenia, który jest analogiczny do kodu e-recepty. Ten kod jest podstawą do realizacji zakupu w punkcie posiadającym umowę z NFZ. Zlecenia papierowe są dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach, na przykład gdy wizyta odbywa się w domu pacjenta i nie ma możliwości skorzystania z systemu elektronicznego. W przypadku zleceń papierowych należy zwrócić szczególną uwagę na czytelność danych, kompletność informacji oraz obecność niezbędnych pieczątek i podpisów.
E-zlecenie, czyli cyfrowa rewolucja w refundacji
Uprawnienia do wystawiania zleceń na wyroby medyczne są ściśle określone przepisami prawa. Zlecenie może wystawić:
- Lekarz ubezpieczenia zdrowotnego, w tym lekarze specjalności: ortopedia i traumatologia narządu ruchu, rehabilitacja medyczna, neurologia, psychiatria, geriatria, choroby wewnętrzne, diabetologia, reumatologia, medycyna rodzinna, pediatria, ginekologia i położnictwo.
- Pielęgniarka systemu podstawowej opieki zdrowotnej, posiadająca odpowiednie kwalifikacje i ukończone kursy.
- Położna systemu podstawowej opieki zdrowotnej, również po ukończeniu stosownych szkoleń.
- Fizjoterapeuta, który posiada uprawnienia do wystawiania zleceń na wyroby medyczne zgodnie z obowiązującymi przepisami, często po ukończeniu specjalistycznych kursów.
Gdzie znajdziesz unikalny numer zlecenia i dlaczego jest on tak ważny?
Unikalny numer zlecenia, a w przypadku e-zlecenia jego 4-cyfrowy kod dostępu, jest nadawany automatycznie przez system NFZ w momencie jego wystawienia. Jest to swoisty identyfikator Twojego zamówienia na wyroby medyczne. Znajomość tego kodu jest absolutnie kluczowa dla pacjenta, ponieważ to właśnie on, a nie dane osobowe, jest używany przez pracownika punktu realizacji zlecenia do weryfikacji Twoich uprawnień i szczegółów zamówienia w systemie NFZ. Bez tego kodu nie będzie możliwe odebranie refundowanego produktu.
Czym jest kod wyrobu medycznego i jak upewnić się, że jest prawidłowy?
Kod wyrobu medycznego to unikalny identyfikator przypisany do konkretnego rodzaju produktu refundowanego przez NFZ. Jest on ściśle określony w rozporządzeniu Ministra Zdrowia i musi być zgodny z aktualnymi przepisami. Prawidłowy kod jest absolutnie fundamentalny dla procesu refundacji. Jeśli kod wyrobu medycznego jest nieprawidłowy, system NFZ nie rozpozna produktu, a zlecenie nie będzie mogło zostać zrealizowane w ramach refundacji. Dlatego tak ważne jest, aby osoba wystawiająca zlecenie dokładnie sprawdziła i wprowadziła właściwy kod, zgodny z zapotrzebowaniem pacjenta i obowiązującymi przepisami. 
Wypełnianie zlecenia w praktyce: omówienie najważniejszych pól
Sekcja I: Dane pacjenta W tej części zlecenia znajdują się podstawowe informacje identyfikujące osobę, dla której przeznaczony jest wyrób medyczny. Niezbędne jest podanie pełnego imienia i nazwiska oraz numeru PESEL. Pomyłka w którymkolwiek z tych pól może skutkować problemami z weryfikacją zlecenia w systemie NFZ. Upewnij się, że dane są wpisane dokładnie tak, jak w dowodzie osobistym lub innym dokumencie tożsamości.
Sekcja II: Dane świadczeniodawcy i osoby wystawiającej Ta sekcja zawiera informacje o placówce medycznej, która wystawiła zlecenie, oraz o osobie, która je podpisała. Świadczeniodawca musi podać swoją nazwę oraz numer REGON. Osoba wystawiająca zlecenie musi podać swoje imię i nazwisko oraz numer Prawa Wykonywania Zawodu (PWZ). Te dane są ważne dla identyfikacji źródła zlecenia i potwierdzenia jego autentyczności.
Sekcja III: Informacje o wyrobie medycznym To serce zlecenia, gdzie precyzyjnie określa się, jaki wyrób medyczny jest potrzebny. Kluczowe jest podanie poprawnego kodu wyrobu medycznego zgodnego z przepisami NFZ, a także jego nazwy. Należy również wskazać liczbę sztuk lub okres, na jaki produkt jest przepisany (np. miesięczny zapas). W przypadku wyrobów cyklicznych, często określa się zapotrzebowanie na dłuższy okres, np. 12 miesięcy.
Sekcja IV: Uzasadnienie i kryteria przyznania W tej części zleceniodawca określa powody medyczne, dla których pacjent potrzebuje danego wyrobu, oraz wskazuje kryteria przyznania refundacji. Może tu być również zaznaczony kod uprawnień dodatkowych pacjenta, jeśli takie posiada (np. dla inwalidów wojennych, kombatantów). To uzasadnienie jest podstawą do przyznania refundacji przez NFZ.
Najczęstsze pułapki i błędy przy wypełnianiu zlecenia
- Błędny kod wyrobu medycznego: Jest to jeden z najczęstszych błędów. Należy upewnić się, że kod jest aktualny i zgodny z rozporządzeniem Ministra Zdrowia. W razie wątpliwości, warto dopytać lekarza lub sprawdzić oficjalne wykazy NFZ.
- Przekroczenie limitu ilościowego lub czasowego: Zlecenie może określać maksymalną ilość produktu lub okres, na jaki przysługuje refundacja. Próba realizacji zlecenia na większą ilość niż dozwolona w danym okresie spowoduje odmowę realizacji.
- Braki w danych na zleceniu papierowym: W rzadkich przypadkach, gdy zlecenie jest papierowe, błędem może być nieczytelny podpis, brak pieczątki lekarza lub placówki, niepełne dane pacjenta lub świadczeniodawcy. W takiej sytuacji zlecenie może być nieważne.
- Niezgodność danych pacjenta: Błędy w PESEL lub nazwisku pacjenta mogą uniemożliwić weryfikację zlecenia w systemie. Zawsze należy dokładnie sprawdzić poprawność wpisywanych danych.
- Brak potwierdzenia uprawnień: Chociaż system e-ZWM automatycznie weryfikuje uprawnienia pacjenta, nieprawidłowe dane lub brakujące informacje mogą spowodować problemy. Warto upewnić się, że wszystkie wymagane dane zostały prawidłowo wprowadzone.
Realizacja zlecenia: od otrzymania dokumentu do odbioru wyrobu
- Otrzymanie kodu dostępu: Po wystawieniu e-zlecenia, pacjent otrzymuje 4-cyfrowy kod dostępu (SMS-em lub na wydruku informacyjnym).
- Wizyta w punkcie realizacji: Pacjent udaje się do dowolnego punktu sprzedaży wyrobów medycznych (sklepu medycznego, apteki), który ma podpisaną umowę z NFZ na dany rodzaj produktu.
- Prezentacja kodu: Pacjent podaje pracownikowi punktu swój 4-cyfrowy kod dostępu.
- Weryfikacja zlecenia: Pracownik punktu wprowadza kod do systemu NFZ, który weryfikuje uprawnienia pacjenta i szczegóły zlecenia.
- Wydanie wyrobu medycznego: Po pozytywnej weryfikacji, pracownik wydaje pacjentowi refundowany wyrób medyczny.
- Dopłata (jeśli dotyczy): Jeśli cena wyrobu medycznego w punkcie sprzedaży jest wyższa niż kwota refundacji NFZ, pacjent dopłaca różnicę.
Zlecenia na wyroby cykliczne: wszystko o karcie zaopatrzenia comiesięcznego
W przypadku wyrobów medycznych o charakterze cyklicznym, które są potrzebne regularnie, na przykład pieluchomajtki, podkłady czy cewniki, system zleceń został uproszczony. Pacjent otrzymuje jedno zlecenie, które jest wystawiane zazwyczaj na dłuższy okres, maksymalnie do 12 miesięcy. To zlecenie uprawnia do comiesięcznego odbioru określonej ilości produktu. Obecnie, dzięki systemowi e-ZWM, proces ten jest w dużej mierze zautomatyzowany. Papierowa Karta Zaopatrzenia Comiesięcznego, która kiedyś była niezbędna, została w większości przypadków wyeliminowana. Pacjent realizuje swoje miesięczne zapotrzebowanie, okazując jedynie kod dostępu do e-zlecenia lub dokument tożsamości w punkcie realizacji. System NFZ śledzi miesięczne wydania i pilnuje, aby pacjent nie przekroczył przysługujących mu limitów.
